Ψηφιακή Βιβλιοθήκη
Συλλογή χρήσιμων αρχείων και εγγράφων.
Το περιεχόμενο είναι διαθέσιμο μόνο στην ελληνική γλώσσα.
Σύμφωνα με τους κανονισμούς της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ο χρόνος συμμετοχής στα ερευνητικά έργα δηλώνεται στις οικονομικές εκθέσεις (financial statements) σε ισοδύναμα-ημερών (day-equivalents) με επιτρεπόμενη δήλωση ολόκληρης ή μισής ημέρας. Συνεπώς, κατά την υποβολή του financial statement, για την μετατροπή των ωρών σε μέρες θα διαιρείται ο συνολικός αριθμός των ωρών του κάθε δικαιούχου ανά σύμβαση κατά την διάρκεια της περιόδου αναφοράς (reporting period) με τον αριθμό 8 και θα στρογγυλοποιείται προς τα πάνω ή προς τα κάτω στην πλησιέστερη ολόκληρη ή μισή ημέρα. (π.χ. συνολικός αριθμός ωρών 173. Συνεπώς 173/8 = 21,63 μέρες και με την στρογγυλοποίηση 21,50 μέρες).
Συνιστάται επομένως σε κάθε σύμβαση ερευνητή (τριας) οι συνολικές ώρες που θα προγραμματίζονται όταν διαιρούνται με 8 να δίνουν αποτέλεσμα ακέραιο ή το δεκαδικό μέρος να είναι μισό (,50). Αν η χρονική διάρκεια της σύμβασης ξεπερνά την περίοδο αναφοράς τότε οι ώρες που υπολογίζονται για την μετατροπή σε ημέρες είναι αυτές που δηλώνονται στα φύλλα χρονοχρέωσης (timesheets) μέχρι την τελευταία μέρα της περιόδου αυτής. Ειδικότερα, η στρογγυλοποίηση θα γίνεται ως εξής :
· Όταν οι δηλωμένες ώρες στην περίοδο αναφοράς μετατρέποντας τες σε ανθρωποημέρες αντιστοιχούν σε αριθμό με δεκαδικά ψηφία από 0,75 έως 0,99 θα στρογγυλοποιούνται προς τα πάνω δηλαδή στο 1,00.
· Όταν οι δηλωμένες ώρες στην περίοδο αναφοράς μετατρέποντας τες σε ανθρωποημέρες αντιστοιχούν σε αριθμό με δεκαδικά ψηφία από 0,25 έως 0,49 θα στρογγυλοποιούνται προς τα πάνω δηλαδή στο 0,50.
· Όταν δηλωμένες ώρες στην περίοδο αναφοράς μετατρέποντας τες σε ανθρωποημέρες αντιστοιχούν σε αριθμό με δεκαδικά ψηφία από 0,51 έως 0,74 θα στρογγυλοποιούνται προς τα κάτω δηλαδή στο 0,50.
· Όταν οι δηλωμένες ώρες στην περίοδο αναφοράς μετατρέποντας τες σε ανθρωποημέρες αντιστοιχούν σε αριθμό με δεκαδικά ψηφία από 0,01 έως 0,24 θα στρογγυλοποιούνται προς τα κάτω δηλαδή στο 0,00.
Στην περίπτωση που η στρογγυλοποίηση που θα προκύπτει αντιστοιχεί σε μη ακέραιο ή μισό αριθμό ημερών και η στρογγυλοποίηση γίνεται προς τον αμέσως χαμηλότερο ακέραιο αριθμό, η διαφορά μεταξύ του ποσού του πραγματικού κόστους και του ποσού που μπορεί να δηλωθεί θα επιβαρύνει τις έμμεσες δαπάνες του έργου.
Υπενθυμίζεται ότι στα φύλλα χρονοχρέωσης αποτυπώνεται μόνο ακέραιος αριθμός ωρών ανά ημέρα.
Τα παραπάνω ισχύουν για όλες τις οικονομικές αναφορές που θα υποβάλλονται από εδώ και στο εξής.
ΛήψηΑιτήματα Απευθείας Ανάθεσης για Οικονομικό Έλεγχο (Ορκωτούς)
(11.1) Οικονομικός Έλεγχος Έργου:
ΣΕ ΕΡΓΟ ΠΟΥ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΞΕΚΙΝΗΣΕΙ ΑΚΟΜΑ:
Αρχικά, πρέπει να διενεργείται εκ μέρους του εργαστηρίου ένας προγραμματισμός από την έναρξη του έργου σχετικά με τις δαπάνες που θα γίνουν μελλοντικά και κατά την διάρκειά του, ώστε μετά την έγκριση του αιτήματος απευθείας ανάθεσης και την έκδοση της απόφασης ανάθεσης, να συντάσσεται ΜΙΑ & ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΣΥΜΒΑΣΗ με τον εκάστοτε Ορκωτό Ελεγκτή.
Η σύμβαση αυτή θα αναφέρει και θα συμπεριλαμβάνει τον πρώτο (1ο ), τον ενδιάμεσο σε περίπτωση που υπάρχει και τον τελικό έλεγχο του έργου.
Αν κατά την διάρκεια του έργου χρειαστεί να γίνουν περισσότεροι του ενός ενδιάμεσοι έλεγχοι, το εργαστήριο, κατόπιν συνεννόησης με τον Ορκωτό Ελεγκτή και το Τμήμα Προμηθειών του ΕΠΙΣΕΥ, θα προβαίνει σε τροποποίηση / συμπλήρωση της ισχύουσας σύμβασης.
ΣΕ ΕΡΓΟ ΠΟΥ ΗΔΗ ΕΧΕΙ ΞΕΚΙΝΗΣΕΙ:
Αν έχει ξεκινήσει το έργο, ΔΕΝ υπάρχει σύμβαση με τον Ορκωτό και το εργαστήριο θέλει να προβεί σε οικονομικό έλεγχο, ακολουθείται η κάτωθι διαδικασία:
- Αίτημα Απευθείας Ανάθεσης ΜΕ ΣΥΜΒΑΣΗ (στο Rescom)
ΠΡΟΣΟΧΗ: Σύμβαση ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΠΑΝΤΑ ΜΕ ΤΟΥΣ ΟΡΚΩΤΟΥΣ ΕΛΕΓΚΤΕΣ λόγω της φύσης του αντικειμένου ανεξαρτήτως ποσού.
Στο αίτημα στο Rescom πρέπει να επισυνάπτονται τα ακόλουθα δικαιολογητικά για ποσό άνω των 2.500,00 €:
- Προσφορά του Ορκωτού Ελεγκτή ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΠΑΝΤΑ, ανεξαρτήτως ποσού
Πρόσφατο γενικό πιστοποιητικό ΓΕΜΗ της ελεγκτικής εταιρείας που έχει επιλεγεί (εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών), ΑΝ το ποσό είναι άνω των 2.500,00 € - Πρόσφατο πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί εκπροσώπησης της ελεγκτικής εταιρείας (εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών) ΑΝ το ποσό είναι άνω των 2.500,00 €
- Αντίγραφο ποινικού μητρώου των μελών του Δ.Σ. της ελεγκτικής εταιρείας (αν αυτή έχει τη νομική μορφή της Α.Ε.) ή αντίγραφο ποινικού μητρώου του νομίμου εκπροσώπου της ελεγκτικής εταιρείας (αν αυτή έχει οποιαδήποτε άλλη νομική μορφή) εκδοθέν εντός του τελευταίου τριμήνου ΑΝ το ποσό είναι άνω των 2.500,00 €
- Φορολογική Ενημερότητα για κάθε νόμιμη χρήση (εκτός είσπραξης χρημάτων και μεταβίβασης ακινήτων) ΑΝ το ποσό είναι άνω των 1.500,00 €
- Ασφαλιστική Συμμετοχής σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ ΑΝ το ποσό είναι άνω των 3.000,00 €
Εφόσον γίνει ο έλεγχος του αιτήματος από το Τμήμα Προμηθειών και εκδοθεί η απόφαση απευθείας ανάθεσης, το εργαστήριο συντάσσει το Σχέδιο της Σύμβασης και την αποστέλλει στο Τμήμα προμηθειών για έλεγχο.
Εφόσον έχουν συμπληρωθεί ορθά όλα τα στοιχεία, η σύμβαση αποστέλλεται από το εργαστήριο στον Ανάδοχο για υπογραφή.
Με το που υπογράψει ο Ανάδοχος και ο Διευθυντής του ΕΠΙΣΕΥ τότε και μόνο τότε η Σύμβαση ανεβαίνει ΚΗΜΔΗΣ και μπορεί να προχωρήσει η διαδικασία της τιμολόγησης.
Αιτήματα Απευθείας Ανάθεσης για Προμήθειες
Α. Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για αίτημα καθαρού ποσού 2.500,01 € έως 10.000,00 €
Στο Rescom πρέπει να συμπληρώνεται στο αντίστοιχο πεδίο «Αίτημα ΧΩΡΙΣ ΣΥΜΒΑΣΗ» :
- Αίτημα
- Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών
- Προσφορά υποψηφίου αναδόχου ΠΑΝΤΑ
- Πρόσφατο γενικό πιστοποιητικό ΓΕΜΗ του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Πρόσφατο πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί εκπροσώπησης του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Αντίγραφο ποινικού μητρώου των μελών του Δ.Σ. της εταιρείας (αν αυτή έχει τη νομική μορφή της Α.Ε.) Η΄ αντίγραφο ποινικού μητρώου του νομίμου εκπροσώπου της εταιρείας (αν αυτή έχει οποιαδήποτε άλλη νομική μορφή) εκδοθέν εντός του τελευταίου τριμήνου. Σε περίπτωση που ο ανάδοχος είναι ατομική επιχείρηση, το ποινικό μητρώο που εκδίδεται είναι στο όνομα του ιδίου.
- Φορολογική Ενημερότητα για κάθε νόμιμη χρήση (εκτός είσπραξης χρημάτων και μεταβίβασης ακινήτων)
- Ασφαλιστική Συμμετοχής σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ.
Β. Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για αίτημα καθαρού ποσού 10.000,01 € έως 30.000,00 €
Στο Rescom πρέπει να συμπληρώνεται στο αντίστοιχο πεδίο «Αίτημα ΜΕ ΣΥΜΒΑΣΗ» :
- Αίτημα
- Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών
- Τουλάχιστον δύο (2) προσφορές υποψηφίων αναδόχων
- Πρόσφατο γενικό πιστοποιητικό ΓΕΜΗ του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Πρόσφατο πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί εκπροσώπησης του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Αντίγραφο ποινικού μητρώου των μελών του Δ.Σ. της εταιρείας (αν αυτή έχει τη νομική μορφή της Α.Ε.) Η΄ αντίγραφο ποινικού μητρώου του νομίμου εκπροσωώπου της εταιρείας (αν αυτή έχει οποιαδήποτε άλλη νομική μορφή) εκδοθέν εντός του τελευταίου τριμήνου. Σε περίπτωση που ο ανάδοχος είναι ατομική επιχείρηση, το ποινικό μητρώο που εκδίδεται είναι στο όνομα του ιδίου.
- Φορολογική Ενημερότητα για κάθε νόμιμη χρήση (εκτός είσπραξης χρημάτων και μεταβίβασης ακινήτων)
- Ασφαλιστική Συμμετοχής σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ.
Εφόσον γίνει ο έλεγχος του αιτήματος από το Τμήμα Προμηθειών και εκδοθεί η απόφαση απευθείας ανάθεσης, το εργαστήριο συντάσσει το ΣΧΕΔΙΟ της Σύμβασης και την αποστέλλει στο Τμήμα προμηθειών για έλεγχο. Εφόσον έχουν συμπληρωθεί ορθά όλα τα στοιχεία, η σύμβαση αποστέλλεται από το εργαστήριο στον Ανάδοχο για υπογραφή. Με το που υπογράψει ο Ανάδοχος και ο Διευθυντής του ΕΠΙΣΕΥ τότε και μόνο τότε η Σύμβαση ανεβαίνει ΚΗΜΔΗΣ και μπορεί να προχωρήσει η διαδικασία της τιμολόγησης.
Γ. Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για Προμήθεια Εξωτερικού :
Στο Rescom απαιτείται να επισυνάπτονται και να συνοδεύουν ΟΛΑ τα αιτήματα απευθείας ανάθεσης σε προμηθευτές εξωτερικού άνω των 2.500,00 € τα εξής δυο (2) έγγραφα : α) το ANNEX & β) το DECLARATION. Τα έγγραφα αυτά πρέπει να είναι συμπληρωμένα, σφραγισμένα και υπογεγραμμένα από τον νόμιμο εκπρόσωπο του αναδόχου, ενώ για τον έλεγχο και την έγκριση του αιτήματος απαιτείται η επισύναψη και η προσφορά του υποψηφίου (ή των υποψηφίων).
(5.1) Ταχυδρομικά / (5.6) Έξοδα Δημοσίευσης Αγγελιών και Ανακοινώσεων /(8.1) Συνδρομές :
Αν το ποσό του αιτήματος είναι άνω των 2.500,00 € απαιτείται να υπάρχει τουλάχιστον ένα (1) συνημμένο δικαιολογητικό στο Rescom, το οποίο θα αποδεικνύει την αξία της αιτούμενης προμήθειας, ακόμα και όταν αφορά πολλά και ήσσονος αξίας ποσά συνολικά. Για παράδειγμα, αν το αίτημα αφορά πέντε (5) διαφορετικές δημοσιεύσεις, ή έξι (6) διαφορετικές συνδρομές, το εργαστήριο πρέπει να επισυνάπτει στο Rescom τουλάχιστον μια (1) δημοσίευση ή ένα paper ή ένα στιγμιότυπο οθόνης (screenshot) από το οποίο να αποδεικνύεται το κόστος της συνδρομής.
(14) Όργανα:
Στο αίτημα πληρωμής που αποστέλλεται στο ΕΠΙΣΕΥ, πρέπει να επισυνάπτεται ΠΑΝΤΑ – πέραν των υπολοίπων δικαιολογητικών – βεβαίωση παραλαβής εξοπλισμού, υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του εργαστηρίου. Σε περίπτωση που η αιτούμενη προμήθεια έχει λάβει φοροαπαλλαγή, η φοροαπαλλαγή επισυνάπτεται ΠΑΝΤΑ στο αίτημα πληρωμής.
Αιτήματα με περισσότερα από ένα (1) κονδύλια έως 2.500,00€
Τα εργαστήρια οφείλουν να αποφεύγουν τα αιτήματα αυτού του είδους, καθώς αυτό δυσχεραίνει τον έλεγχο και την διαχείρισή τους εν γένει. Κατ΄εξαίρεση, τέτοιου είδους αιτήματα επιτρέπονται ΜΟΝΟ στην περίπτωση που είναι πολύ μικρά τα ποσά και σε διαφορετικές κατηγορίες. Απαραίτητη προϋπόθεση το σύνολο των κονδυλίων να μην υπερβαίνει το ποσό των 2.500,00 €. Συνιστάται αυστηρά να μην καταχωρούνται τέτοιου είδους αιτήματα στο ίδιο έργο και κατ’ επανάληψη, καθώς κάτι τέτοιο δεν θα γίνεται αποδεκτό.
Παράδειγμα αποδεκτού αιτήματος : 5.1 Ταχυδρομικά = 500,00 €, 5.7 Διάφορα= 700,00 € , 5.4 Επισκευές συντηρήσεις = 1.000,00 €, 9.1 Αναλώσιμα γραφείου = 300,00 € => ΣΥΝΟΛΟ ΠΟΣΟΥ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ 2.500,00 €.