Ελληνικά
Digital Library
Collection of useful files and documents.
This content is available only in Greek.
According to the European Commission’s financial rules, participation time in research projects must be reported in the financial statements as day-equivalents, with allowable declaration of whole or half days only. Therefore, when submitting the financial statement, to convert hours to days the total number of hours worked by each beneficiary under each contract during the reporting period shall be divided by 8, and rounded up or down to the nearest whole or half day. For example, a total of 173 hours leads to 173/8 = 21.63 days, which is rounded to 21.50 days.
It is therefore recommended for each researcher’s contract that the total planned hours, when divided by 8, result in an integer or a half (.50).
If the contract duration exceeds the reporting period, only hours recorded on timesheets up to the last day of the reporting period should be used for conversion.
Specifically, rounding shall be done as follows:
- If the decimal part of the calculated days is between 0.75 and 0.99, round up to the next full day (e.g., 21.75 → 22.0).
- If the decimal part is between 0.25 and 0.49, round up to the next half day (e.g., 21.25 → 21.5).
- If the decimal part is between 0.51 and 0.74, round down to the nearest half day (e.g., 21.60 → 21.5).
- If the decimal part is between 0.01 and 0.24, round down to the previous whole day (e.g., 21.10 → 21.0).
If this rounding results in a non-whole or non-half day and hence must be rounded down to the next lower full day, any difference between the actual cost and the cost that can be declared will be charged to the project’s indirect costs.
Finally, please remember that timesheets must record only whole hours per day.
The above applies to all financial reports to be submitted from now on.
DownloadΑιτήματα Απευθείας Ανάθεσης για Οικονομικό Έλεγχο (Ορκωτούς)
(11.1) Οικονομικός Έλεγχος Έργου:
ΣΕ ΕΡΓΟ ΠΟΥ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΞΕΚΙΝΗΣΕΙ ΑΚΟΜΑ:
Αρχικά, πρέπει να διενεργείται εκ μέρους του εργαστηρίου ένας προγραμματισμός από την έναρξη του έργου σχετικά με τις δαπάνες που θα γίνουν μελλοντικά και κατά την διάρκειά του, ώστε μετά την έγκριση του αιτήματος απευθείας ανάθεσης και την έκδοση της απόφασης ανάθεσης, να συντάσσεται ΜΙΑ & ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΣΥΜΒΑΣΗ με τον εκάστοτε Ορκωτό Ελεγκτή.
Η σύμβαση αυτή θα αναφέρει και θα συμπεριλαμβάνει τον πρώτο (1ο ), τον ενδιάμεσο σε περίπτωση που υπάρχει και τον τελικό έλεγχο του έργου.
Αν κατά την διάρκεια του έργου χρειαστεί να γίνουν περισσότεροι του ενός ενδιάμεσοι έλεγχοι, το εργαστήριο, κατόπιν συνεννόησης με τον Ορκωτό Ελεγκτή και το Τμήμα Προμηθειών του ΕΠΙΣΕΥ, θα προβαίνει σε τροποποίηση / συμπλήρωση της ισχύουσας σύμβασης.
ΣΕ ΕΡΓΟ ΠΟΥ ΗΔΗ ΕΧΕΙ ΞΕΚΙΝΗΣΕΙ:
Αν έχει ξεκινήσει το έργο, ΔΕΝ υπάρχει σύμβαση με τον Ορκωτό και το εργαστήριο θέλει να προβεί σε οικονομικό έλεγχο, ακολουθείται η κάτωθι διαδικασία:
- Αίτημα Απευθείας Ανάθεσης ΜΕ ΣΥΜΒΑΣΗ (στο Rescom)
ΠΡΟΣΟΧΗ: Σύμβαση ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΠΑΝΤΑ ΜΕ ΤΟΥΣ ΟΡΚΩΤΟΥΣ ΕΛΕΓΚΤΕΣ λόγω της φύσης του αντικειμένου ανεξαρτήτως ποσού.
Στο αίτημα στο Rescom πρέπει να επισυνάπτονται τα ακόλουθα δικαιολογητικά για ποσό άνω των 2.500,00 €:
- Προσφορά του Ορκωτού Ελεγκτή ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΠΑΝΤΑ, ανεξαρτήτως ποσού
Πρόσφατο γενικό πιστοποιητικό ΓΕΜΗ της ελεγκτικής εταιρείας που έχει επιλεγεί (εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών), ΑΝ το ποσό είναι άνω των 2.500,00 € - Πρόσφατο πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί εκπροσώπησης της ελεγκτικής εταιρείας (εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών) ΑΝ το ποσό είναι άνω των 2.500,00 €
- Αντίγραφο ποινικού μητρώου των μελών του Δ.Σ. της ελεγκτικής εταιρείας (αν αυτή έχει τη νομική μορφή της Α.Ε.) ή αντίγραφο ποινικού μητρώου του νομίμου εκπροσώπου της ελεγκτικής εταιρείας (αν αυτή έχει οποιαδήποτε άλλη νομική μορφή) εκδοθέν εντός του τελευταίου τριμήνου ΑΝ το ποσό είναι άνω των 2.500,00 €
- Φορολογική Ενημερότητα για κάθε νόμιμη χρήση (εκτός είσπραξης χρημάτων και μεταβίβασης ακινήτων) ΑΝ το ποσό είναι άνω των 1.500,00 €
- Ασφαλιστική Συμμετοχής σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ ΑΝ το ποσό είναι άνω των 3.000,00 €
Εφόσον γίνει ο έλεγχος του αιτήματος από το Τμήμα Προμηθειών και εκδοθεί η απόφαση απευθείας ανάθεσης, το εργαστήριο συντάσσει το Σχέδιο της Σύμβασης και την αποστέλλει στο Τμήμα προμηθειών για έλεγχο.
Εφόσον έχουν συμπληρωθεί ορθά όλα τα στοιχεία, η σύμβαση αποστέλλεται από το εργαστήριο στον Ανάδοχο για υπογραφή.
Με το που υπογράψει ο Ανάδοχος και ο Διευθυντής του ΕΠΙΣΕΥ τότε και μόνο τότε η Σύμβαση ανεβαίνει ΚΗΜΔΗΣ και μπορεί να προχωρήσει η διαδικασία της τιμολόγησης.
Αιτήματα Απευθείας Ανάθεσης για Προμήθειες
Α. Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για αίτημα καθαρού ποσού 2.500,01 € έως 10.000,00 €
Στο Rescom πρέπει να συμπληρώνεται στο αντίστοιχο πεδίο «Αίτημα ΧΩΡΙΣ ΣΥΜΒΑΣΗ» :
- Αίτημα
- Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών
- Προσφορά υποψηφίου αναδόχου ΠΑΝΤΑ
- Πρόσφατο γενικό πιστοποιητικό ΓΕΜΗ του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Πρόσφατο πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί εκπροσώπησης του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Αντίγραφο ποινικού μητρώου των μελών του Δ.Σ. της εταιρείας (αν αυτή έχει τη νομική μορφή της Α.Ε.) Η΄ αντίγραφο ποινικού μητρώου του νομίμου εκπροσώπου της εταιρείας (αν αυτή έχει οποιαδήποτε άλλη νομική μορφή) εκδοθέν εντός του τελευταίου τριμήνου. Σε περίπτωση που ο ανάδοχος είναι ατομική επιχείρηση, το ποινικό μητρώο που εκδίδεται είναι στο όνομα του ιδίου.
- Φορολογική Ενημερότητα για κάθε νόμιμη χρήση (εκτός είσπραξης χρημάτων και μεταβίβασης ακινήτων)
- Ασφαλιστική Συμμετοχής σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ.
Β. Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για αίτημα καθαρού ποσού 10.000,01 € έως 30.000,00 €
Στο Rescom πρέπει να συμπληρώνεται στο αντίστοιχο πεδίο «Αίτημα ΜΕ ΣΥΜΒΑΣΗ» :
- Αίτημα
- Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών
- Τουλάχιστον δύο (2) προσφορές υποψηφίων αναδόχων
- Πρόσφατο γενικό πιστοποιητικό ΓΕΜΗ του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Πρόσφατο πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί εκπροσώπησης του υποψηφίου που έχει επιλεγεί εκδοθέν εντός των τριών (3) τελευταίων μηνών
- Αντίγραφο ποινικού μητρώου των μελών του Δ.Σ. της εταιρείας (αν αυτή έχει τη νομική μορφή της Α.Ε.) Η΄ αντίγραφο ποινικού μητρώου του νομίμου εκπροσωώπου της εταιρείας (αν αυτή έχει οποιαδήποτε άλλη νομική μορφή) εκδοθέν εντός του τελευταίου τριμήνου. Σε περίπτωση που ο ανάδοχος είναι ατομική επιχείρηση, το ποινικό μητρώο που εκδίδεται είναι στο όνομα του ιδίου.
- Φορολογική Ενημερότητα για κάθε νόμιμη χρήση (εκτός είσπραξης χρημάτων και μεταβίβασης ακινήτων)
- Ασφαλιστική Συμμετοχής σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ.
Εφόσον γίνει ο έλεγχος του αιτήματος από το Τμήμα Προμηθειών και εκδοθεί η απόφαση απευθείας ανάθεσης, το εργαστήριο συντάσσει το ΣΧΕΔΙΟ της Σύμβασης και την αποστέλλει στο Τμήμα προμηθειών για έλεγχο. Εφόσον έχουν συμπληρωθεί ορθά όλα τα στοιχεία, η σύμβαση αποστέλλεται από το εργαστήριο στον Ανάδοχο για υπογραφή. Με το που υπογράψει ο Ανάδοχος και ο Διευθυντής του ΕΠΙΣΕΥ τότε και μόνο τότε η Σύμβαση ανεβαίνει ΚΗΜΔΗΣ και μπορεί να προχωρήσει η διαδικασία της τιμολόγησης.
Γ. Απαιτούμενα Δικαιολογητικά για Προμήθεια Εξωτερικού :
Στο Rescom απαιτείται να επισυνάπτονται και να συνοδεύουν ΟΛΑ τα αιτήματα απευθείας ανάθεσης σε προμηθευτές εξωτερικού άνω των 2.500,00 € τα εξής δυο (2) έγγραφα : α) το ANNEX & β) το DECLARATION. Τα έγγραφα αυτά πρέπει να είναι συμπληρωμένα, σφραγισμένα και υπογεγραμμένα από τον νόμιμο εκπρόσωπο του αναδόχου, ενώ για τον έλεγχο και την έγκριση του αιτήματος απαιτείται η επισύναψη και η προσφορά του υποψηφίου (ή των υποψηφίων).
(5.1) Ταχυδρομικά / (5.6) Έξοδα Δημοσίευσης Αγγελιών και Ανακοινώσεων /(8.1) Συνδρομές :
Αν το ποσό του αιτήματος είναι άνω των 2.500,00 € απαιτείται να υπάρχει τουλάχιστον ένα (1) συνημμένο δικαιολογητικό στο Rescom, το οποίο θα αποδεικνύει την αξία της αιτούμενης προμήθειας, ακόμα και όταν αφορά πολλά και ήσσονος αξίας ποσά συνολικά. Για παράδειγμα, αν το αίτημα αφορά πέντε (5) διαφορετικές δημοσιεύσεις, ή έξι (6) διαφορετικές συνδρομές, το εργαστήριο πρέπει να επισυνάπτει στο Rescom τουλάχιστον μια (1) δημοσίευση ή ένα paper ή ένα στιγμιότυπο οθόνης (screenshot) από το οποίο να αποδεικνύεται το κόστος της συνδρομής.
(14) Όργανα:
Στο αίτημα πληρωμής που αποστέλλεται στο ΕΠΙΣΕΥ, πρέπει να επισυνάπτεται ΠΑΝΤΑ – πέραν των υπολοίπων δικαιολογητικών – βεβαίωση παραλαβής εξοπλισμού, υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του εργαστηρίου. Σε περίπτωση που η αιτούμενη προμήθεια έχει λάβει φοροαπαλλαγή, η φοροαπαλλαγή επισυνάπτεται ΠΑΝΤΑ στο αίτημα πληρωμής.
Αιτήματα με περισσότερα από ένα (1) κονδύλια έως 2.500,00€
Τα εργαστήρια οφείλουν να αποφεύγουν τα αιτήματα αυτού του είδους, καθώς αυτό δυσχεραίνει τον έλεγχο και την διαχείρισή τους εν γένει. Κατ΄εξαίρεση, τέτοιου είδους αιτήματα επιτρέπονται ΜΟΝΟ στην περίπτωση που είναι πολύ μικρά τα ποσά και σε διαφορετικές κατηγορίες. Απαραίτητη προϋπόθεση το σύνολο των κονδυλίων να μην υπερβαίνει το ποσό των 2.500,00 €. Συνιστάται αυστηρά να μην καταχωρούνται τέτοιου είδους αιτήματα στο ίδιο έργο και κατ’ επανάληψη, καθώς κάτι τέτοιο δεν θα γίνεται αποδεκτό.
Παράδειγμα αποδεκτού αιτήματος : 5.1 Ταχυδρομικά = 500,00 €, 5.7 Διάφορα= 700,00 € , 5.4 Επισκευές συντηρήσεις = 1.000,00 €, 9.1 Αναλώσιμα γραφείου = 300,00 € => ΣΥΝΟΛΟ ΠΟΣΟΥ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ 2.500,00 €.